Regulamin świadczenia usługi EduPlaner w modelu SaaS

1. Postanowienia ogólne

• Zakres i dostępność funkcji: Zakres i dostępność poszczególnych funkcji Usługi mogą różnić się w zależności od wybranego planu taryfowego, konfiguracji instancji lub etapu rozwoju oprogramowania. Zakres aktualnie dostępnych modułów i limitów znajduje się w Panelu Administracyjnym i może ulegać zmianom.

• Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki korzystania z usługi EduPlaner świadczonej drogą elektroniczną przez Usługodawcę. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – określa m.in. rodzaje i zakres tych usług, warunki ich świadczenia (w tym wymagania techniczne i zakaz dostarczania treści bezprawnych), warunki zawierania i rozwiązywania umów oraz tryb postępowania reklamacyjnego. Regulamin jest udostępniany Klientowi nieodpłatnie przed zawarciem Umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i odtwarzanie.

• Usługodawca – SENQUITY Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Radomiu, ul. Kozia 16, 26-600 Radom, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001036693, posiadająca NIP 7963018492 oraz REGON 525332997, o kapitale zakładowym 5.000 zł.

• Usługobiorca (Klient) – podmiot korzystający z Usługi na podstawie Umowy z Usługodawcą, w szczególności publiczna szkoła, niepubliczna szkoła lub inna instytucja edukacyjna posiadająca siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, reprezentowana przez uprawnioną osobę. Klient oświadcza, że posiada odpowiednie umocowanie do zawarcia Umowy w imieniu reprezentowanej placówki edukacyjnej.

• Usługa – usługa typu Software-as-a-Service (SaaS) polegająca na zdalnym udostępnianiu Klientowi przez Internet aplikacji informatycznej EduPlaner wspomagającej działalność edukacyjną (np. zarządzanie planem zajęć, harmonogramami, danymi uczniów i nauczycieli), wraz z towarzyszącymi funkcjonalnościami i wsparciem technicznym, świadczona zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu. Zakres dostępnych funkcjonalności Usługi może być określony szczegółowo na stronie internetowej Usługodawcy lub w odrębnej dokumentacji użytkownika.

• Strony – łącznie Usługodawca i Klient, jako strony Umowy o świadczenie Usługi.

• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

• Pakiet (Plan taryfowy) – wariant usługi określający maksymalną liczbę nauczycieli możliwych do wprowadzenia w danej instancji oraz roczny abonament, zgodnie z Załącznikiem C.

• Niniejszy Regulaminowi towarzyszą Załącznik A – Kategorie danych, Załącznik B – Pod‑procesorzy oraz Załącznik C – Pakiety taryfowe; wszystkie stanowią integralną część niniejszego dokumentu.

2. Rodzaj i zakres świadczonych usług

• Usługodawca świadczy na rzecz Klienta usługę polegającą na zdalnym udostępnianiu oprogramowania w modelu SaaS, przeznaczonego dla sektora edukacyjnego. Usługa umożliwia Klientowi m.in.:

• tworzenie i zarządzanie planami zajęć oraz harmonogramami w jednostce edukacyjnej;

• administrowanie danymi dotyczącymi uczniów, nauczycieli lub innych osób wprowadzanymi przez Klienta do systemu;
• Moduł Komunikacja (dostępny wyłącznie w planach, w których został zamówiony i aktywowany) - wewnętrzną komunikację i udostępnianie ogłoszeń lub materiałów w ramach placówki;

• Moduł Raporty (dostępny wyłącznie w planach, w których został zamówiony i aktywowany) - generowanie raportów w zakresie opisanym w Panelu.

• Użytkownik rejestruje instancję w wybranym Pakiecie; przekroczenie limitu nauczycieli wymaga uprzedniego podniesienia pakietu lub dokupienia licencji.

• Usługodawca może rozszerzać lub modyfikować zakres funkcjonalności Usługi, dostosowując ją do potrzeb Klientów lub wymogów prawnych. O wszelkich istotnych zmianach zakresu funkcji Klienci będą informowani z odpowiednim wyprzedzeniem (np. poprzez komunikat w serwisie internetowym lub wiadomość e-mail). Zmiany funkcjonalności, które nie wpływają negatywnie na warunki korzystania z Usługi (np. ulepszenia, dodanie nowych opcji), mogą być wprowadzane przez Usługodawcę bez uprzedniego powiadomienia.

3. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Usługi

• Do prawidłowego korzystania z Usługi wymagane jest posiadanie przez Klienta:

• komputera, laptopa lub innego urządzenia z dostępem do Internetu;

• aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari lub innej kompatybilnej) z włączoną obsługą języka JavaScript oraz plików cookie;
• aktywnego adresu poczty elektronicznej (e-mail) do celów komunikacji z Usługodawcą oraz otrzymywania powiadomień systemowych;

• połączenia wychodzące Klienta kierowane są do serwerów znajdujących się w UE i zarządzanych przez SENQUITY OÜ.

• Korzystanie z Usługi może wymagać rejestracji konta użytkownika w systemie (utworzenia loginu i hasła). Klient ponosi odpowiedzialność za zapewnienie, że jego infrastruktura techniczna spełnia powyższe minimalne wymagania. Usługodawca nie odpowiada za brak możliwości korzystania z Usługi wynikający z niespełnienia przez Klienta wskazanych wymagań (np. używania nieaktualnej przeglądarki lub niestabilnego łącza internetowego).

• W celu zapewnienia bezpieczeństwa korzystania z Usługi zaleca się, aby dostęp do urządzeń i kont użytkowników był zabezpieczony silnymi hasłami.

4. Warunki korzystania z Usługi

• Klient zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującym prawem oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu. Zabronione jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym za pośrednictwem Usługi. W szczególności Klient nie może wykorzystywać Usługi do przechowywania, przetwarzania lub przesyłania treści naruszających prawo, dobre obyczaje, dobra osobiste osób trzecich, prawa autorskie lub inne prawa własności intelektualnej.

• Klient ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie dane i materiały wprowadzane do systemu w ramach korzystania z Usługi. Klient oświadcza, że dysponuje wszelkimi wymaganymi prawem zgodami, zezwoleniami lub podstawami prawnymi na wprowadzanie i przetwarzanie w Usłudze danych, w tym danych osobowych, oraz że przetwarzanie tych danych przez Usługodawcę w ramach świadczenia Usługi nie naruszy praw osób trzecich ani przepisów prawa. Usługodawca zapewnia, że wszelkie operacje utrzymaniowe wykonywane przez OÜ odbywają się wyłącznie w centrach danych UE i nie skutkują przekazaniem danych poza EOG.

• Klient jest zobowiązany do zachowania w poufności swoich danych dostępowych do konta (loginu, hasła) oraz do należytego zabezpieczenia ich przed dostępem osób nieuprawnionych. Wszelkie czynności dokonane w Usłudze przy użyciu prawidłowego loginu i hasła Klienta uznaje się za dokonane przez Klienta. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim przez Klienta.

• Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego ograniczenia dostępności Usługi (w całości lub części) ze względów technicznych, w szczególności w razie potrzeby przeprowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji oprogramowania bądź z przyczyn niezależnych od Usługodawcy. Usługodawca dołoży starań, aby poinformować o planowanych przerwach technicznych z rozsądnym wyprzedzeniem, o ile jest to technicznie możliwe.

• Usługodawca ma prawo odmówić świadczenia Usługi danemu Klientowi lub czasowo zablokować dostęp Klienta do Usługi w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy:

• Klient rażąco narusza przepisy prawa lub postanowienia niniejszego Regulaminu i mimo otrzymania wezwania nie zaprzestaje naruszeń;

• działania lub zaniechania Klienta zagrażają bezpieczeństwu systemu (np. Klient podejmuje niedozwolone próby ingerencji w kod źródłowy lub architekturę aplikacji) lub naruszają prawa osób trzecich;

• wymagają tego bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, wyrok sądu lub decyzja właściwego organu (np. organu nadzorczego).

• W przypadku trwałego zablokowania dostępu do Usługi lub odmowy dalszego świadczenia Usługi z przyczyn wskazanych powyżej, Umowa z Klientem może zostać wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym przez Usługodawcę. Klientowi nie przysługuje wówczas żadne odszkodowanie ani zwrot uiszczonych opłat z tytułu okresu pozostałego do końca opłaconego abonamentu, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

5. Zawarcie i czas trwania Umowy

• Zawarcie umowy o świadczenie Usługi (Umowy) następuje z chwilą dokonania przez Klienta rejestracji i akceptacji niniejszego Regulaminu (np. zaznaczenia odpowiedniego checkboxu w formularzu rejestracji online) albo z chwilą podpisania odrębnej umowy pomiędzy Klientem a Usługodawcą, której integralną część stanowią postanowienia niniejszego Regulaminu. Akceptacja Regulaminu stanowi jednocześnie oświadczenie woli Klienta o zawarciu Umowy z Usługodawcą na warunkach określonych w Regulaminie. Akceptacja Regulaminu utrwalana jest w systemie (data, godzina, wersja Regulaminu).

• Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony, o ile co innego nie wynika z warunków oferty lub odrębnych ustaleń Stron. Strony mogą postanowić o związaniu się Umową na czas oznaczony (np. na czas trwania okresu próbnego albo na czas określonego abonamentu). Po upływie czasu oznaczonego Umowa może przekształcić się w Umowę na czas nieoznaczony – w razie dalszego korzystania z Usługi przez Klienta i akceptacji przez niego propozycji kontynuacji świadczenia Usługi.

• Wypowiedzenie przez Klienta: Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, nie krótszym jednak niż 30 dni. Wypowiedzenie powinno nastąpić w formie co najmniej dokumentowej – np. poprzez przesłanie stosownego oświadczenia o rozwiązaniu Umowy na adres e-mail Usługodawcy lub listem poleconym. Jeżeli Klientem jest jednostka sektora finansów publicznych (JSFP, np. szkoła publiczna), dopuszczalne jest również rozwiązanie Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (np. w razie braku zapewnienia finansowania w kolejnym roku budżetowym lub w wyniku rozstrzygnięć postępowania o udzielenie zamówienia publicznego), po uprzednim poinformowaniu Usługodawcy. Dla klientów sektora publicznego Usługa jest przygotowywana zgodnie z Krajowymi Ramami Interoperacyjności (KRI) i standardami WCAG 2.1 AA w zakresie dostępności.

• Wypowiedzenie przez Usługodawcę: Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia lub – w zależności od wagi przyczyny – ze skutkiem natychmiastowym, informując Klienta o przyczynach wypowiedzenia. Za ważne przyczyny uznaje się w szczególności:

• zaleganie Klienta z zapłatą należności za Usługę przez okres dłuższy niż 30 dni pomimo uprzedniego wezwania do zapłaty – w takim przypadku wypowiedzenie może nastąpić ze skutkiem natychmiastowym (bez okresu wypowiedzenia);

• stwierdzenie rażącego naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu lub przepisów prawa (np. wykorzystywanie Usługi do działalności niezgodnej z prawem), które to naruszenie ze swej istoty uniemożliwia dalszą współpracę Stron w zaufaniu;
• zaprzestanie prowadzenia działalności przez Klienta, wszczęcie likwidacji Klienta, ogłoszenie upadłości Klienta lub oddalenie wniosku o upadłość z uwagi na brak środków – co obiektywnie uniemożliwia dalsze wykonywanie Umowy;

• wystąpienie siły wyższej lub innej nadzwyczajnej okoliczności, która trwale uniemożliwia Usługodawcę świadczenie Usługi zgodnie z Umową.

• Zaprzestanie świadczenia Usługi przez Usługodawcę: Niezależnie od powyższego, Usługodawca zastrzega sobie prawo do całkowitego zaprzestania świadczenia Usługi (zamknięcia platformy) z ważnych powodów organizacyjnych, technicznych lub prawnych. O planowanym zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca powiadomi Klientów z co najmniej 2-miesięcznym wyprzedzeniem, aby umożliwić im dostosowanie się do tej zmiany. W przypadku, gdy Klienci dokonali z góry płatności za korzystanie z Usługi za okres przypadający po terminie zaprzestania jej świadczenia, Usługodawca zwróci niewykorzystaną część otrzymanych opłat (stosownie do okresu, o który skrócono świadczenie).

• Dostęp do danych po rozwiązaniu Umowy: Z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy dostęp Klienta do Usługi (w tym do kont użytkowników oraz wszelkich danych zgromadzonych w ramach Usługi) zostaje zablokowany. Na wniosek Klienta zgłoszony najpóźniej w terminie 30 dni od dnia rozwiązania/wygaśnięcia Umowy, Klient może otrzymać – za uzgodnioną opłatą odpowiadającą kosztom technicznym – jednorazowy eksport danych wprowadzonych przez Klienta do systemu. Po upływie wskazanego terminu Usługodawca ma prawo trwale usunąć wszystkie dane Klienta przetwarzane w ramach Usługi, za wyjątkiem tych informacji, które Usługodawca jest zobowiązany przechowywać przez określony czas na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

6. Opłaty (jeśli mają zastosowanie)

• Wynagrodzenie za Usługę:
• Pakiet Early Access – udostępniany w fazie testowej na warunkach promocyjnych: 0 zł brutto za każdy rozpoczęty tydzień korzystania; żadna płatność nie jest inicjowana w systemie PayU.

• Pozostałe Pakiety (Free, Start, Standard, Plus, Campus) – zgodnie z ofertą w Załączniku C; ceny podane w zł netto + VAT 23 %, opłata roczna, płatna z góry. Faktury wystawia SENQUITY Sp. z o.o. w PLN.

• Opóźnienie w płatności: W przypadku opóźnienia Klienta w zapłacie jakiejkolwiek należnej kwoty, Usługodawca uprawniony jest do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, a po uprzednim wezwaniu Klienta do zapłaty – także do zawieszenia świadczenia Usługi do czasu uregulowania zaległości.

• Zmiana cen: Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłat za Usługę lub wprowadzenia nowych opłat w razie zmiany warunków świadczenia Usługi. O planowanej zmianie cen Usługodawca poinformuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem przed początkiem nowego okresu rozliczeniowego; brak rezygnacji przed wejściem w życie zmian oznacza akceptację nowych stawek. Zakończenie Pakietu Early Access i publikacja cennika komercyjnego nastąpi z co najmniej 14‑dniowym wyprzedzeniem.

• Upgrade Pakietu: W przypadku zmiany Pakietu na wyższy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, Klient zostanie obciążony wyrównaniem opłaty za pozostały okres, obliczonym proporcjonalnie (pro rata temporis) na podstawie różnicy między pakietami.

6.1 Metody płatności online i bezpieczeństwo transakcji

Usługa korzysta z bramki płatności PayU S.A., ul. Grunwaldzka 182, 60‑166 Poznań (KRS 0000274399). Dostępne metody obejmują m.in. BLIK, karty płatnicze Visa/Mastercard, szybkie przelewy (P24) oraz portfele Google Pay / Apple Pay – zgodnie z aktualną ofertą PayU. Transmisja danych kartowych odbywa się z wykorzystaniem szyfrowania TLS 1.3; sprzedawca nie przetwarza ani nie przechowuje danych kart płatniczych Klienta.

Obciążenie rachunku Klienta następuje w momencie potwierdzenia zamówienia przyciskiem „Zapłać”.

Pakiet Early Access: wartość transakcji wynosi 0,00 zł, dlatego rachunek Klienta nie jest faktycznie obciążany, a etap płatności PayU jest pomijany.

Usługa zostaje aktywowana automatycznie po pozytywnej autoryzacji transakcji w PayU, nie później jednak niż w ciągu 24 h od zaksięgowania płatności.

6.2 Waluta rozliczeniowa

Wszystkie płatności rozliczane są wyłącznie w złotych polskich (PLN).

6.3 Zasady zwrotów

Postanowienia niniejszego punktu nie mają zastosowania do Pakietu Early Access, gdyż nie są pobierane żadne środki.

Ze względu na charakter usługi cyfrowej świadczonej w pełni po rozpoczęciu wykonywania, Klientowi nie przysługuje ustawowe prawo do odstąpienia od umowy (art. 38 ust. 1 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta). Ewentualne zwroty środków wynikające z pozytywnie rozpatrzonych reklamacji realizowane są za pośrednictwem PayU tym samym kanałem płatności w terminie do 14 dni.

6.4 Ograniczenia geograficzne i eksportowe

Usługa świadczona jest wyłącznie podmiotom mającym siedzibę na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nie występują ograniczenia eksportowe w rozumieniu przepisów o towarach podwójnego zastosowania.

7. Odpowiedzialność stron i ograniczenie odpowiedzialności Usługodawcy

• Należyte świadczenie: Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi z dołożeniem należytej staranności profesjonalisty, zgodnie z zawartą Umową i niniejszym Regulaminem. Klient przyjmuje jednak do wiadomości, że ze względu na specyfikę usług świadczonych drogą elektroniczną Usługodawca nie jest w stanie zagwarantować absolutnie nieprzerwanego ani w pełni wolnego od błędów działania Usługi.

• Odpowiedzialność Klienta: Klient ponosi odpowiedzialność za korzystanie z Usługi w sposób zgodny z prawem i postanowieniami Regulaminu. Usługodawca nie odpowiada za skutki działań lub zaniechań Klienta sprzecznych z prawem lub niniejszym Regulaminem.

• Ograniczenie odpowiedzialności Usługodawcy: W najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona wyłącznie do szkód rzeczywistych (damnum emergens) poniesionych przez Klienta, z wyłączeniem utraconych korzyści (lucrum cessans). Maksymalna łączna wysokość odpowiedzialności Usługodawcy względem Klienta nie będzie przekraczać sumy opłat netto faktycznie zapłaconych przez Klienta za dostęp do Usługi w okresie ostatnich 6 miesięcy przed zdarzeniem powodującym powstanie odpowiedzialności.

• Brak gwarancji i zapewnień: Usługa jest świadczona Klientowi w stanie takim, w jakim znajduje się w momencie udostępnienia („as is"), co oznacza, że Klient korzysta z Usługi na własne ryzyko.

• Wyłączenie rękojmi (B2B): W odniesieniu do Klientów niebędących konsumentami strony Umowy wyłączają uprawnienia z tytułu rękojmi za wady Usługi, zgodnie z art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego.

• Klient będący konsumentem: Żadne z postanowień niniejszego Regulaminu nie ogranicza ani nie wyłącza odpowiedzialności Usługodawcy wobec Klienta będącego konsumentem w rozumieniu właściwych przepisów prawa, w zakresie, w jakim nie jest to dopuszczalne.

8. Prawa własności intelektualnej

• Prawa Usługodawcy: Wszelkie prawa własności intelektualnej do oprogramowania, kodu źródłowego, modułów, interfejsu użytkownika, grafik, utworów oraz innych elementów składających się na Usługę należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców. Oprogramowanie udostępniane w ramach Usługi stanowi własność spółki SENQUITY OÜ (nr rejestrowy 17152798) z siedzibą w Tallinnie (Estonia) i jest dostarczane Usługodawcy na podstawie odpowiedniej licencji (licencjodawca nie jest stroną Umowy z Klientem).

• Licencja dla Klienta: Z momentem zawarcia Umowy Usługodawca udziela Klientowi odpłatnej, ograniczonej, niewyłącznej, nieprzenoszalnej i odwołalnej licencji na korzystanie z udostępnianego oprogramowania w ramach Usługi, wyłącznie dla wewnętrznych potrzeb Klienta związanych z realizacją zadań edukacyjnych i administracyjnych jego placówki.

• Materiały Klienta: Wszelkie dane, dokumenty, informacje oraz inne materiały wprowadzane przez Klienta do systemu w trakcie korzystania z Usługi pozostają własnością Klienta lub osób trzecich, od których Klient uzyskał stosowne prawa.

9. Ochrona danych osobowych i poufność

• Powierzenie przetwarzania danych: W zakresie, w jakim podczas korzystania z Usługi Klient wprowadza do systemu dane osobowe (np. dane uczniów, rodziców, nauczycieli lub innych osób fizycznych) i zleca Usługodawcy ich przetwarzanie, Klient występuje jako administrator tych danych, zaś Usługodawca staje się podmiotem przetwarzającym te dane na zlecenie Klienta – na podstawie art. 28 RODO.

• Środki bezpieczeństwa i lokalizacja danych: Usługodawca zapewnia środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Aktualne środki techniczne i organizacyjne stosowane przez Usługodawcę publikowane są w dokumencie Polityka Bezpieczeństwa EduPlaner (https://eduplaner.pl/security). Dokument ma charakter informacyjny i może być aktualizowany wraz z postępem prac rozwojowych bez konieczności zmiany Regulaminu. Dane osobowe Klienta przetwarzane w ramach Usługi przechowywane są wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Usługodawca może zmienić lokalizację centrów danych w ramach EOG, zachowując równoważny poziom ochrony.

• Obowiązki informacyjne Klienta: Klient zobowiązuje się spełnić wobec osób, których dane dotyczą, wszelkie obowiązki informacyjne wymagane przez RODO i inne przepisy.

• Kontrola i audyt zgodności: Usługodawca udostępni Klientowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych dla podmiotu przetwarzającego w art. 28 ust. 3 RODO. Usługodawca zobowiązuje się do współpracy z organami nadzorczymi (w tym PUODO) oraz udziału w ocenach skutków dla ochrony danych (DPIA) na żądanie Klienta.

• Dalsze powierzenie: Usługodawca ma prawo korzystać z podwykonawców (podmiotów trzecich) przy przetwarzaniu powierzonych danych – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi. Lista aktualnych podwykonawców może być udostępniona Klientowi na jego żądanie.

• Przekazanie danych do PayU: W celu obsługi płatności online dane identyfikacyjne i kontaktowe Klienta są przekazywane do PayU S.A., która działa jako odrębny administrator danych osobowych.

• Zgłaszanie naruszeń: W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony powierzonych danych osobowych Usługodawca niezwłocznie zawiadomi Klienta o takim naruszeniu.

• Zakończenie przetwarzania: Po zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca nie będzie dalej przetwarzał powierzonych danych osobowych, z wyjątkiem ich przechowywania przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

• Dane osobowe Klienta (kontrahenta): Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych osób reprezentujących Klienta zawiera Polityka Prywatności dostępna na stronie internetowej Usługodawcy.

• Poufność: Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach współpracy, które nie są publicznie dostępne. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez czas trwania Umowy oraz przez 6 lat po jej zakończeniu.

10. Postępowanie reklamacyjne

• Klient ma prawo zgłaszać reklamacje dotyczące działania Usługi lub sposobu jej świadczenia. Reklamacje można składać w formie elektronicznej na adres: reklamacje@eduplaner.app, lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.

• Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać: dane identyfikujące Klienta (nazwa instytucji i osoba kontaktowa), opis stwierdzonego problemu lub zastrzeżeń, a także oczekiwany przez Klienta sposób rozwiązania problemu.

• Usługodawca potwierdzi otrzymanie reklamacji niezwłocznie. Reklamacje rozpatrywane są niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od daty otrzymania kompletnego zgłoszenia reklamacyjnego. Termin może ulec wydłużeniu, jeśli zgłoszenie wymaga informacji od pod-procesorów lub organów, o czym Usługodawca poinformuje Klienta przed upływem 14 dni.

• Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona Klientowi w tej samej formie, w jakiej złożono reklamację (o ile to możliwe) lub w formie wskazanej przez Klienta.

11. Zmiany Regulaminu

• Usługodawca ma prawo dokonywać zmian niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn. Za ważne przyczyny uznaje się w szczególności: zmiany przepisów prawa mające wpływ na wzajemne prawa i obowiązki Stron lub na świadczenie Usługi, zmiany technologiczne lub funkcjonalne Usługi, konieczność poprawy bezpieczeństwa informacji lub ochrony prywatności użytkowników.

• O planowanej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem, nie krótszym niż 14 dni przed planowaną datą wejścia zmian w życie.

• Klient, który nie akceptuje planowanych zmian Regulaminu, ma prawo wypowiedzieć Umowę przed datą wejścia zmian w życie, ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian.

• Zmiany uproszczone: Zmiany mające charakter redakcyjny lub dotyczące funkcji nieaktywowanych u danego Klienta mogą być wprowadzane bez wypowiedzenia, o ile nie pogarszają sytuacji prawnej Klienta. Zmiany funkcji, które nie są aktywne w planie Klienta, uważa się za redakcyjne.

• Aktualna wersja Regulaminu będzie każdorazowo dostępna na stronie internetowej Usługodawcy https://eduplaner.pl/regulamin.

12. Postanowienia końcowe

• Prawo właściwe: Do Umowy pomiędzy Klientem a Usługodawcą stosuje się prawo polskie.

• Rozstrzyganie sporów: Ewentualne spory powstałe na tle wykonania Umowy lub korzystania z Usługi Strony będą starały się w pierwszej kolejności rozwiązać polubownie.

• Ciągłość Regulaminu: Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 sierpnia 2025 r. i ma zastosowanie do Umów zawieranych od tego dnia.

• Kontakt z Usługodawcą: Klient może kontaktować się z Usługodawcą we wszelkich sprawach dotyczących Usługi pod następującymi danymi kontaktowymi:

• Adres siedziby: ul. Kozia 16, 26-600 Radom, Polska.

• Adres e-mail: kontakt@eduplaner.app
• Telefon kontaktowy: +48 22 123 45 67 (pon.–pt. 09:00–17:00)

13. Procedura zgłaszania treści bezprawnych (DSA „notice & action")

1. Zakres zastosowania. Niniejsza procedura ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Klient aktywuje w EduPlanerze moduł umożliwiający publikację treści przez Użytkowników (np. ogłoszenia, materiały dydaktyczne).

2. Jednolity punkt kontaktowy. Usługodawca wyznacza adres legal@eduplaner.app oraz tel. +48 22 123 45 67 jako punkt kontaktowy dla organów państwowych, Użytkowników i podmiotów zgłaszających, zgodnie z art. 11 i 12 rozp. 2022/2065 (DSA). Kontakt możliwy w jęz. polskim / angielskim.

3. Kanał zgłoszeń. Zgłoszenie treści potencjalnie bezprawnej składa się:

a) poprzez formularz on‑line /report‑content, lub
b) pocztą elektroniczną na adres report@eduplaner.app.

4. Minimalne wymogi zgłoszenia (art. 16 ust. 2 DSA):

a) dokładny URL lub inny identyfikator treści;
b) uzasadnienie prawne (np. naruszenie praw autorskich, mowy nienawiści, danych osobowych);
c) imię i nazwisko / nazwa podmiotu zgłaszającego oraz dane kontaktowe;
d) oświadczenie o rzetelności (checkbox w formularzu lub w treści e‑maila).

5. Potwierdzenie przyjęcia. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia w ciągu 24 h (e‑mail).

6. Rozpatrzenie zgłoszenia. Decyzja (usunięcie, ograniczenie dostępu, odrzucenie) wraz z uzasadnieniem i pouczaniem o prawie do odwołania jest przekazywana zgłaszającemu oraz publikującemu treść Użytkownikowi najpóźniej w ciągu 96 h od potwierdzenia przyjęcia.

7. Odwołania. Użytkownik lub zgłaszający mogą wnieść odwołanie w terminie 6 miesięcy za pośrednictwem formularza /appeals. Usługodawca wydaje decyzję w ciągu 7 dni. Rozpatrzenie odwołania jest nieodpłatne.

8. Bezprawne treści priorytetowe. Treści związane z przemocą wobec dzieci, terroryzmem lub wzywaniem do nienawiści są usuwane niezwłocznie (zwykle < 2 h) po wiarygodnym zgłoszeniu.

9. Nadużycia. Zgłoszenia oczywiście bezzasadne lub dokonywane w złej wierze mogą skutkować ograniczeniem korzystania z procedury, zgodnie z art. 20 DSA.

10. Sprawozdawczość. Zbiorcze dane statystyczne (liczba zgłoszeń, rodzaje naruszeń, czas reakcji) publikowane są raz w roku w Raporcie Przejrzystości EduPlaner (art. 15 DSA).

Załącznik E – Polityka Prywatności

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę, w tym dane punktu kontaktowego ds. ochrony danych, cele i podstawy prawne przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą, oraz informacje o plikach cookie, znajdują się w dokumencie Polityka Prywatności, dostępnym pod adresem https://eduplaner.pl/privacy.

• cele zgodne z umową o świadczenie usługi EduPlaner
  ** szkoła = administrator, SENQUITY Sp. z o.o. = procesor
  *** liczone od daty zakończenia umowy lub usunięcia konta

Załącznik B – Lista zatwierdzonych pod-procesorów

• aktywowany tylko, gdy szkoła używa e-maili lub płatności.
  Sprzeciw: e-mail na iod@eduplaner.app w ciągu 30 dni od powiadomienia.

Data ostatniej aktualizacji Załącznika B: 20.07.2025

Załącznik C – Pakiety taryfowe

Uwagi:
- Ceny podane netto, do wszystkich kwot należy doliczyć VAT 23%
- Opłata roczna, płatna z góry
- Limity dotyczą maksymalnej liczby aktywnych kont nauczycieli w systemie
- Przekroczenie limitu wymaga upgrade'u pakietu lub dokupienia dodatkowych licencji
- Pakiet Campus dla uczelni i dużych instytucji - wycena indywidualna

Data ostatniej aktualizacji Załącznika C: 21.07.2025