Regulamin świadczenia usługi EduPlaner w modelu SaaS

1. Postanowienia ogólne

• Zakres i dostępność funkcji: Zakres i dostępność poszczególnych funkcji Usługi mogą różnić się w zależności od wybranego planu taryfowego, konfiguracji instancji lub etapu rozwoju oprogramowania. Zakres aktualnie dostępnych modułów i limitów znajduje się w Panelu Administracyjnym i może ulegać zmianom.

• Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki korzystania z usługi EduPlaner świadczonej drogą elektroniczną przez Usługodawcę. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – określa m.in. rodzaje i zakres tych usług, warunki ich świadczenia (w tym wymagania techniczne i zakaz dostarczania treści bezprawnych), warunki zawierania i rozwiązywania umów oraz tryb postępowania reklamacyjnego. Regulamin jest udostępniany Klientowi nieodpłatnie przed zawarciem Umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i odtwarzanie.

• Usługodawca – SENQUITY Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Radomiu, ul. Kozia 16, 26-600 Radom, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001036693, posiadająca NIP 7963018492 oraz REGON 525332997, o kapitale zakładowym 5.000 zł.

• Usługobiorca (Klient) – podmiot korzystający z Usługi na podstawie Umowy z Usługodawcą, w szczególności publiczna szkoła, niepubliczna szkoła lub inna instytucja edukacyjna posiadająca siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, reprezentowana przez uprawnioną osobę. Klient oświadcza, że posiada odpowiednie umocowanie do zawarcia Umowy w imieniu reprezentowanej placówki edukacyjnej.

• Usługa – usługa typu Software-as-a-Service (SaaS) polegająca na zdalnym udostępnianiu Klientowi przez Internet aplikacji informatycznej EduPlaner wspomagającej działalność edukacyjną (np. zarządzanie planem zajęć, harmonogramami, danymi uczniów i nauczycieli), wraz z towarzyszącymi funkcjonalnościami i wsparciem technicznym, świadczona zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu. Zakres dostępnych funkcjonalności Usługi może być określony szczegółowo na stronie internetowej Usługodawcy lub w odrębnej dokumentacji użytkownika.

• Strony – łącznie Usługodawca i Klient, jako strony Umowy o świadczenie Usługi.

• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

• Pakiet (Plan taryfowy) – wariant usługi wraz z rocznym abonamentem; Załącznik C zawiera przewodnik po typowej wielkości (liczbie oddziałów/grup) dla każdego planu.

• Niniejszy Regulaminowi towarzyszą Załącznik A – Kategorie danych, Załącznik B – Podprzetwarzający oraz Załącznik C – Pakiety taryfowe; wszystkie stanowią integralną część niniejszego dokumentu.

• Podprzetwarzający – podmiot trzeci zaangażowany przez Usługodawcę do przetwarzania danych osobowych w imieniu Klienta, zgodnie z art. 28 RODO. Aktualna lista Podprzetwarzających dostępna jest na stałe pod adresem /legal/subprocessors i stanowi Załącznik B do niniejszego Regulaminu.

Dokumenty powiązane: (i) Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) – /legal/dpa; (ii) Polityka Prywatności – /legal/privacy; (iii) Polityka Bezpieczeństwa (TOMs) – /legal/security.

2. Rodzaj i zakres świadczonych usług

• Usługodawca świadczy na rzecz Klienta usługę polegającą na zdalnym udostępnianiu oprogramowania w modelu SaaS, przeznaczonego dla sektora edukacyjnego. Usługa umożliwia Klientowi m.in.:

• tworzenie i zarządzanie planami zajęć oraz harmonogramami w jednostce edukacyjnej;

• administrowanie danymi dotyczącymi nauczycieli lub innych osób wprowadzanymi przez Klienta do systemu; dane dotyczące uczniów wyłącznie w postaci zagregowanej (np. wielkość grup), bez danych identyfikujących konkretne osoby;
• Moduł Komunikacja (dostępny wyłącznie w planach, w których został zamówiony i aktywowany) - wewnętrzną komunikację i udostępnianie ogłoszeń lub materiałów w ramach placówki;

• Moduł Raporty (dostępny wyłącznie w planach, w których został zamówiony i aktywowany) - generowanie raportów w zakresie opisanym w Panelu.

• Użytkownik rejestruje instancję w wybranym Pakiecie; przekroczenie limitu nauczycieli wymaga uprzedniego podniesienia pakietu lub dokupienia licencji.

• Usługodawca może rozszerzać lub modyfikować zakres funkcjonalności Usługi, dostosowując ją do potrzeb Klientów lub wymogów prawnych. O wszelkich istotnych zmianach zakresu funkcji Klienci będą informowani z odpowiednim wyprzedzeniem (np. poprzez komunikat w serwisie internetowym lub wiadomość e-mail). Zmiany funkcjonalności, które nie wpływają negatywnie na warunki korzystania z Usługi (np. ulepszenia, dodanie nowych opcji), mogą być wprowadzane przez Usługodawcę bez uprzedniego powiadomienia.

3. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Usługi

• Do prawidłowego korzystania z Usługi wymagane jest posiadanie przez Klienta:

• komputera, laptopa lub innego urządzenia z dostępem do Internetu;

• aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari lub innej kompatybilnej) z włączoną obsługą języka JavaScript oraz plików cookie;
• aktywnego adresu poczty elektronicznej (e-mail) do celów komunikacji z Usługodawcą oraz otrzymywania powiadomień systemowych;

• połączenia wychodzące Klienta kierowane są do serwerów znajdujących się w UE i zarządzanych przez SENQUITY OÜ.

• Korzystanie z Usługi może wymagać rejestracji konta użytkownika w systemie (utworzenia loginu i hasła). Klient ponosi odpowiedzialność za zapewnienie, że jego infrastruktura techniczna spełnia powyższe minimalne wymagania. Usługodawca nie odpowiada za brak możliwości korzystania z Usługi wynikający z niespełnienia przez Klienta wskazanych wymagań (np. używania nieaktualnej przeglądarki lub niestabilnego łącza internetowego).

• W celu zapewnienia bezpieczeństwa korzystania z Usługi zaleca się, aby dostęp do urządzeń i kont użytkowników był zabezpieczony silnymi hasłami.

• Dostęp do Usługi odbywa się wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS (TLS ≥ 1.2).

4. Warunki korzystania z Usługi

• Klient zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującym prawem oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu. Zabronione jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym za pośrednictwem Usługi. W szczególności Klient nie może wykorzystywać Usługi do przechowywania, przetwarzania lub przesyłania treści naruszających prawo, dobre obyczaje, dobra osobiste osób trzecich, prawa autorskie lub inne prawa własności intelektualnej.

• Klient ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie dane i materiały wprowadzane do systemu w ramach korzystania z Usługi. Klient oświadcza, że dysponuje wszelkimi wymaganymi prawem zgodami, zezwoleniami lub podstawami prawnymi na wprowadzanie i przetwarzanie w Usłudze danych, w tym danych osobowych, oraz że przetwarzanie tych danych przez Usługodawcę w ramach świadczenia Usługi nie naruszy praw osób trzecich ani przepisów prawa. Usługodawca zapewnia, że wszelkie operacje utrzymaniowe wykonywane przez OÜ odbywają się wyłącznie w centrach danych UE i nie skutkują przekazaniem danych poza EOG.

• Klient jest zobowiązany do zachowania w poufności swoich danych dostępowych do konta (loginu, hasła) oraz do należytego zabezpieczenia ich przed dostępem osób nieuprawnionych. Wszelkie czynności dokonane w Usłudze przy użyciu prawidłowego loginu i hasła Klienta uznaje się za dokonane przez Klienta. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim przez Klienta.

• Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego ograniczenia dostępności Usługi (w całości lub części) ze względów technicznych, w szczególności w razie potrzeby przeprowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji oprogramowania bądź z przyczyn niezależnych od Usługodawcy. Usługodawca dołoży starań, aby poinformować o planowanych przerwach technicznych z rozsądnym wyprzedzeniem, o ile jest to technicznie możliwe.

• Usługodawca ma prawo odmówić świadczenia Usługi danemu Klientowi lub czasowo zablokować dostęp Klienta do Usługi w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy:

• Klient rażąco narusza przepisy prawa lub postanowienia niniejszego Regulaminu i mimo otrzymania wezwania nie zaprzestaje naruszeń;

• działania lub zaniechania Klienta zagrażają bezpieczeństwu systemu (np. Klient podejmuje niedozwolone próby ingerencji w kod źródłowy lub architekturę aplikacji) lub naruszają prawa osób trzecich;

• wymagają tego bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, wyrok sądu lub decyzja właściwego organu (np. organu nadzorczego).

• W przypadku trwałego zablokowania dostępu do Usługi lub odmowy dalszego świadczenia Usługi z przyczyn wskazanych powyżej, Umowa z Klientem może zostać wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym przez Usługodawcę. Klientowi nie przysługuje wówczas żadne odszkodowanie ani zwrot uiszczonych opłat z tytułu okresu pozostałego do końca opłaconego abonamentu, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

5. Zawarcie i czas trwania Umowy

• Zawarcie umowy o świadczenie Usługi (Umowy) następuje z chwilą dokonania przez Klienta rejestracji i akceptacji niniejszego Regulaminu (np. zaznaczenia odpowiedniego checkboxu w formularzu rejestracji online) albo z chwilą podpisania odrębnej umowy pomiędzy Klientem a Usługodawcą, której integralną część stanowią postanowienia niniejszego Regulaminu. Akceptacja Regulaminu stanowi jednocześnie oświadczenie woli Klienta o zawarciu Umowy z Usługodawcą na warunkach określonych w Regulaminie. Akceptacja Regulaminu utrwalana jest w systemie (data, godzina, wersja Regulaminu).

• Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony, o ile co innego nie wynika z warunków oferty lub odrębnych ustaleń Stron. Strony mogą postanowić o związaniu się Umową na czas oznaczony (np. na czas trwania okresu próbnego albo na czas określonego abonamentu). Po upływie czasu oznaczonego Umowa może przekształcić się w Umowę na czas nieoznaczony – w razie dalszego korzystania z Usługi przez Klienta i akceptacji przez niego propozycji kontynuacji świadczenia Usługi.

• Wypowiedzenie przez Klienta: Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, nie krótszym jednak niż 30 dni. Wypowiedzenie powinno nastąpić w formie co najmniej dokumentowej – np. poprzez przesłanie stosownego oświadczenia o rozwiązaniu Umowy na adres e-mail Usługodawcy lub listem poleconym. Jeżeli Klientem jest jednostka sektora finansów publicznych (JSFP, np. szkoła publiczna), dopuszczalne jest również rozwiązanie Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (np. w razie braku zapewnienia finansowania w kolejnym roku budżetowym lub w wyniku rozstrzygnięć postępowania o udzielenie zamówienia publicznego), po uprzednim poinformowaniu Usługodawcy. Dla klientów sektora publicznego Usługa jest przygotowywana zgodnie z Krajowymi Ramami Interoperacyjności (KRI) i standardami WCAG 2.1 AA w zakresie dostępności.

• Wypowiedzenie przez Usługodawcę: Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia lub – w zależności od wagi przyczyny – ze skutkiem natychmiastowym, informując Klienta o przyczynach wypowiedzenia. Za ważne przyczyny uznaje się w szczególności:

• zaleganie Klienta z zapłatą należności za Usługę przez okres dłuższy niż 30 dni pomimo uprzedniego wezwania do zapłaty – w takim przypadku wypowiedzenie może nastąpić ze skutkiem natychmiastowym (bez okresu wypowiedzenia);

• stwierdzenie rażącego naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu lub przepisów prawa (np. wykorzystywanie Usługi do działalności niezgodnej z prawem), które to naruszenie ze swej istoty uniemożliwia dalszą współpracę Stron w zaufaniu;
• zaprzestanie prowadzenia działalności przez Klienta, wszczęcie likwidacji Klienta, ogłoszenie upadłości Klienta lub oddalenie wniosku o upadłość z uwagi na brak środków – co obiektywnie uniemożliwia dalsze wykonywanie Umowy;

• wystąpienie siły wyższej lub innej nadzwyczajnej okoliczności, która trwale uniemożliwia Usługodawcę świadczenie Usługi zgodnie z Umową.

• Zaprzestanie świadczenia Usługi przez Usługodawcę: Niezależnie od powyższego, Usługodawca zastrzega sobie prawo do całkowitego zaprzestania świadczenia Usługi (zamknięcia platformy) z ważnych powodów organizacyjnych, technicznych lub prawnych. O planowanym zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca powiadomi Klientów z co najmniej 2-miesięcznym wyprzedzeniem, aby umożliwić im dostosowanie się do tej zmiany. W przypadku, gdy Klienci dokonali z góry płatności za korzystanie z Usługi za okres przypadający po terminie zaprzestania jej świadczenia, Usługodawca zwróci niewykorzystaną część otrzymanych opłat (stosownie do okresu, o który skrócono świadczenie).

• Dostęp do danych po rozwiązaniu Umowy: Z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy dostęp Klienta do Usługi (w tym do kont użytkowników oraz wszelkich danych zgromadzonych w ramach Usługi) zostaje zablokowany. Na wniosek Klienta zgłoszony najpóźniej w terminie 30 dni od dnia rozwiązania/wygaśnięcia Umowy, Klient może otrzymać – za uzgodnioną opłatą odpowiadającą kosztom technicznym – jednorazowy eksport danych wprowadzonych przez Klienta do systemu. Po upływie wskazanego terminu Usługodawca ma prawo trwale usunąć wszystkie dane Klienta przetwarzane w ramach Usługi, za wyjątkiem tych informacji, które Usługodawca jest zobowiązany przechowywać przez określony czas na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

6. Opłaty (jeśli mają zastosowanie)

• Wynagrodzenie za Usługę: Pakiety cenowe określono w Załączniku C (Free, Starter, Essentials, K 12 Basic, K 12 Pro; University / Enterprise – wycena indywidualna). Ceny podane w zł netto + VAT 23 %, opłata roczna, płatna z góry. Faktury wystawia SENQUITY Sp. z o.o. w PLN. Dostęp do 3 oddziałów/grup jest bezpłatny (plan Free, 0 zł/rok).

• Opóźnienie w płatności: W przypadku opóźnienia Klienta w zapłacie jakiejkolwiek należnej kwoty, Usługodawca uprawniony jest do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, a po uprzednim wezwaniu Klienta do zapłaty – także do zawieszenia świadczenia Usługi do czasu uregulowania zaległości.

• Zmiana cen: Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłat za Usługę lub wprowadzenia nowych opłat w razie zmiany warunków świadczenia Usługi. O planowanej zmianie cen Usługodawca poinformuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem przed początkiem nowego okresu rozliczeniowego; brak rezygnacji przed wejściem w życie zmian oznacza akceptację nowych stawek.

• Upgrade Pakietu: W przypadku zmiany Pakietu na wyższy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, Klient zostanie obciążony wyrównaniem opłaty za pozostały okres, obliczonym proporcjonalnie (pro rata temporis) na podstawie różnicy między pakietami.

6.1 Metody płatności online i bezpieczeństwo transakcji

Usługa korzysta z bramki płatności PayU S.A., ul. Grunwaldzka 182, 60‑166 Poznań (KRS 0000274399). Dostępne metody obejmują m.in. BLIK, karty płatnicze Visa/Mastercard, szybkie przelewy (P24) oraz portfele Google Pay / Apple Pay – zgodnie z aktualną ofertą PayU. Transmisja danych kartowych odbywa się z wykorzystaniem szyfrowania co najmniej TLS 1.2; docelowo TLS 1.3; sprzedawca nie przetwarza ani nie przechowuje danych kart płatniczych Klienta.

Obciążenie rachunku Klienta następuje w momencie autoryzacji i rozliczenia transakcji przez operatora płatności (PayU); może to być operacja natychmiastowa lub odroczona zgodnie z regułami danej metody płatności.

Usługa zostaje aktywowana automatycznie po pozytywnej autoryzacji transakcji w PayU, nie później jednak niż w ciągu 24 h od zaksięgowania płatności.

6.2 Waluta rozliczeniowa

Wszystkie płatności rozliczane są wyłącznie w złotych polskich (PLN).

6.3 Odstąpienie

Jeżeli Klient jest konsumentem lub przedsiębiorcą uprzywilejowanym, przysługuje mu prawo odstąpienia w terminie 14 dni. Prawo to nie przysługuje, jeżeli – po uprzednim wyraźnym żądaniu Klienta oraz poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia – rozpoczęliśmy świadczenie usługi cyfrowej w pełni przed upływem terminu. (Jednostki sektora finansów publicznych – postanowienia te nie dotyczą).

6.4 Ograniczenia geograficzne i eksportowe

Usługa świadczona jest wyłącznie podmiotom mającym siedzibę na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nie występują ograniczenia eksportowe w rozumieniu przepisów o towarach podwójnego zastosowania.

7. Odpowiedzialność stron i ograniczenie odpowiedzialności Usługodawcy

• Należyte świadczenie: Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi z dołożeniem należytej staranności profesjonalisty, zgodnie z zawartą Umową i niniejszym Regulaminem. Klient przyjmuje jednak do wiadomości, że ze względu na specyfikę usług świadczonych drogą elektroniczną Usługodawca nie jest w stanie zagwarantować absolutnie nieprzerwanego ani w pełni wolnego od błędów działania Usługi.

• Odpowiedzialność Klienta: Klient ponosi odpowiedzialność za korzystanie z Usługi w sposób zgodny z prawem i postanowieniami Regulaminu. Usługodawca nie odpowiada za skutki działań lub zaniechań Klienta sprzecznych z prawem lub niniejszym Regulaminem.

• Ograniczenie odpowiedzialności Usługodawcy: W najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona wyłącznie do szkód rzeczywistych (damnum emergens) poniesionych przez Klienta, z wyłączeniem utraconych korzyści (lucrum cessans). Maksymalna łączna wysokość odpowiedzialności Usługodawcy względem Klienta nie będzie przekraczać sumy opłat netto faktycznie zapłaconych przez Klienta za dostęp do Usługi w okresie ostatnich 6 miesięcy przed zdarzeniem powodującym powstanie odpowiedzialności.

7a. Dostępność, kopie i przywracanie

Usługodawca dąży do zapewnienia miesięcznej dostępności 99,5% (z wyłączeniem zaplanowanych okien serwisowych ogłaszanych ≥ 48 h wcześniej). Kopie zapasowe wykonywane są co najmniej raz dziennie; RPO/RTO: 24 h / 24 h. Eksport danych (JSON/CSV) na wniosek Klienta – nieodpłatnie raz w okresie wypowiedzenia; poza tym odpłatność odpowiada kosztom technicznym. Kopie zapasowe zawierające dane Klienta są nadpisywane w terminie ≤ 90 dni od potwierdzonego usunięcia danych w systemie produkcyjnym.

Kredyty serwisowe. Jeżeli miesięczna dostępność spadnie poniżej 99,5% z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, Klient otrzyma proporcjonalne przedłużenie abonamentu (np. 1 dzień za każde pełne 0,1 p.p. poniżej progu), nie więcej niż 10 dni za miesiąc. Kredyty stanowią wyłączny środek dochodzenia roszczeń z tytułu niedostępności.

• Brak gwarancji i zapewnień: Usługa jest świadczona Klientowi w stanie takim, w jakim znajduje się w momencie udostępnienia („as is"), co oznacza, że Klient korzysta z Usługi na własne ryzyko.

• Wyłączenie rękojmi (B2B): W odniesieniu do Klientów niebędących konsumentami strony Umowy wyłączają uprawnienia z tytułu rękojmi za wady Usługi, zgodnie z art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego.

• Klient będący konsumentem: Żadne z postanowień niniejszego Regulaminu nie ogranicza ani nie wyłącza odpowiedzialności Usługodawcy wobec Klienta będącego konsumentem w rozumieniu właściwych przepisów prawa, w zakresie, w jakim nie jest to dopuszczalne.

8. Prawa własności intelektualnej

• Prawa Usługodawcy: Wszelkie prawa własności intelektualnej do oprogramowania, kodu źródłowego, modułów, interfejsu użytkownika, grafik, utworów oraz innych elementów składających się na Usługę należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców. Oprogramowanie udostępniane w ramach Usługi stanowi własność spółki SENQUITY OÜ (nr rejestrowy 17152798) z siedzibą w Tallinnie (Estonia) i jest dostarczane Usługodawcy na podstawie odpowiedniej licencji (licencjodawca nie jest stroną Umowy z Klientem).

• Licencja dla Klienta: Z momentem zawarcia Umowy Usługodawca udziela Klientowi odpłatnej, ograniczonej, niewyłącznej, nieprzenoszalnej i odwołalnej licencji na korzystanie z udostępnianego oprogramowania w ramach Usługi, wyłącznie dla wewnętrznych potrzeb Klienta związanych z realizacją zadań edukacyjnych i administracyjnych jego placówki.

• Materiały Klienta: Wszelkie dane, dokumenty, informacje oraz inne materiały wprowadzane przez Klienta do systemu w trakcie korzystania z Usługi pozostają własnością Klienta lub osób trzecich, od których Klient uzyskał stosowne prawa.

9. Ochrona danych osobowych i poufność

• Powierzenie przetwarzania danych: W zakresie, w jakim podczas korzystania z Usługi Klient wprowadza do systemu dane osobowe (np. dane uczniów, rodziców, nauczycieli lub innych osób fizycznych) i zleca Usługodawcy ich przetwarzanie, Klient występuje jako administrator tych danych, zaś Usługodawca staje się podmiotem przetwarzającym te dane na zlecenie Klienta – na podstawie art. 28 RODO.

• Środki bezpieczeństwa i lokalizacja danych: Usługodawca zapewnia środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Aktualne środki techniczne i organizacyjne (TOMs) publikowane są pod adresem /legal/security. Dane aplikacyjne i kopie zapasowe przechowywane są w EOG. Wyjątki wynikające z aktywacji integracji wysyłki e‑mail (np. Postmark – USA) podlegają SCC 2021/914 (Module 3) + TIA i środkom uzupełniającym; szczegóły i lista Podprzetwarzających: /legal/subprocessors. Usługodawca może zmienić lokalizację centrów danych w ramach EOG, zachowując równoważny poziom ochrony.

• Obowiązki informacyjne Klienta: Klient zobowiązuje się spełnić wobec osób, których dane dotyczą, wszelkie obowiązki informacyjne wymagane przez RODO i inne przepisy.

• Kontrola i audyt zgodności: Usługodawca udostępni Klientowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych dla podmiotu przetwarzającego w art. 28 ust. 3 RODO. Usługodawca zobowiązuje się do współpracy z organami nadzorczymi (w tym PUODO) oraz udziału w ocenach skutków dla ochrony danych (DPIA) na żądanie Klienta.

• Dalsze powierzenie: Usługodawca ma prawo korzystać z podwykonawców (Podprzetwarzających) przy przetwarzaniu powierzonych danych – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi. Aktualna lista Podprzetwarzających publikowana jest na stałe pod adresem /legal/subprocessors (z datami dodania i procedurą sprzeciwu). O planowanych zmianach informujemy z 30‑dniowym wyprzedzeniem; Klient może wnieść uzasadniony sprzeciw lub rozwiązać bezkosztowo funkcję wymagającą spornego Podprzetwarzającego, jeśli brak równoważnego zamiennika.

• Przekazanie danych do PayU: W celu obsługi płatności online dane identyfikacyjne i kontaktowe Klienta są przekazywane do PayU S.A., która działa jako odrębny administrator danych osobowych.

• Zgłaszanie naruszeń: W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony powierzonych danych osobowych Usługodawca niezwłocznie zawiadomi Klienta o takim naruszeniu.

• Zakończenie przetwarzania: Po zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca nie będzie dalej przetwarzał powierzonych danych osobowych, z wyjątkiem ich przechowywania przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

• Dane osobowe Klienta (kontrahenta): Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych osób reprezentujących Klienta zawiera Polityka Prywatności dostępna na stronie internetowej Usługodawcy.

• Poufność: Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach współpracy, które nie są publicznie dostępne. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez czas trwania Umowy oraz przez 6 lat po jej zakończeniu.

10. Postępowanie reklamacyjne

• Klient ma prawo zgłaszać reklamacje dotyczące działania Usługi lub sposobu jej świadczenia. Reklamacje można składać w formie elektronicznej na adres: reklamacje@eduplaner.app, lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.

• Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać: dane identyfikujące Klienta (nazwa instytucji i osoba kontaktowa), opis stwierdzonego problemu lub zastrzeżeń, a także oczekiwany przez Klienta sposób rozwiązania problemu.

• Usługodawca potwierdzi otrzymanie reklamacji niezwłocznie. Reklamacje rozpatrywane są niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od daty otrzymania kompletnego zgłoszenia reklamacyjnego. Termin może ulec wydłużeniu, jeśli zgłoszenie wymaga informacji od Podprzetwarzających lub organów, o czym Usługodawca poinformuje Klienta przed upływem 14 dni.

• Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona Klientowi w tej samej formie, w jakiej złożono reklamację (o ile to możliwe) lub w formie wskazanej przez Klienta.

11. Zmiany Regulaminu

• Usługodawca ma prawo dokonywać zmian niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn. Za ważne przyczyny uznaje się w szczególności: zmiany przepisów prawa mające wpływ na wzajemne prawa i obowiązki Stron lub na świadczenie Usługi, zmiany technologiczne lub funkcjonalne Usługi, konieczność poprawy bezpieczeństwa informacji lub ochrony prywatności użytkowników.

• O planowanej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem, nie krótszym niż 14 dni przed planowaną datą wejścia zmian w życie.

• Klient, który nie akceptuje planowanych zmian Regulaminu, ma prawo wypowiedzieć Umowę przed datą wejścia zmian w życie, ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian.

• W przypadku Klientów będących jednostkami sektora finansów publicznych, zmiany cen/warunków wymagające zgody Klienta na gruncie prawa zamówień publicznych uprawniają Klienta do rozwiązania umowy bez kosztów, jeśli zgoda nie zostanie udzielona.

• Zmiany uproszczone: Zmiany mające charakter redakcyjny lub dotyczące funkcji nieaktywowanych u danego Klienta mogą być wprowadzane bez wypowiedzenia, o ile nie pogarszają sytuacji prawnej Klienta. Zmiany funkcji, które nie są aktywne w planie Klienta, uważa się za redakcyjne.

• Zmiany treści Regulaminu nie będą naruszać praw nabytych Klienta. O zmianach informujemy z min. 14‑dniowym wyprzedzeniem. Klient może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian. Zmiany redakcyjne i dotyczące funkcji nieaktywnych w planie Klienta nie wymagają wypowiedzenia.

• Aktualna wersja Regulaminu będzie każdorazowo dostępna na stronie internetowej Usługodawcy /legal/tos.

12. Postanowienia końcowe

• Prawo właściwe: Do Umowy pomiędzy Klientem a Usługodawcą stosuje się prawo polskie.

• Rozstrzyganie sporów: Ewentualne spory powstałe na tle wykonania Umowy lub korzystania z Usługi Strony będą starały się w pierwszej kolejności rozwiązać polubownie. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.

• Ciągłość Regulaminu: Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 września 2025 r. i ma zastosowanie do Umów zawieranych od tego dnia.

• Kontakt z Usługodawcą: Klient może kontaktować się z Usługodawcą we wszelkich sprawach dotyczących Usługi pod następującymi danymi kontaktowymi:

• Adres siedziby: ul. Kozia 16, 26-600 Radom, Polska.

• Adres e-mail: kontakt@eduplaner.app
• Telefon kontaktowy: +48 22 123 45 67 (pon.–pt. 09:00–17:00)

13. Procedura zgłaszania treści bezprawnych (DSA „notice & action")

Niniejsza procedura realizuje obowiązki z art. 11, 12 i 16 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (DSA); mechanizmy odwoławcze i pozasądowego rozstrzygania sporów z art. 20–21 DSA stosujemy po aktywacji trybu publicznego udostępniania treści. Szczegóły publikujemy na /legal/moderation.

1. Zakres zastosowania. Niniejsza procedura ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Klient aktywuje w EduPlanerze moduł umożliwiający publikację treści przez Użytkowników (np. ogłoszenia, materiały dydaktyczne). Domyślnie Moduł Komunikacja ma charakter niepubliczny (wewnętrzny). Jeżeli Klient aktywuje tryb publicznego udostępniania treści (rozpowszechnianie do nieograniczonego kręgu), Usługodawca zastosuje dodatkowe obowiązki przewidziane dla platform internetowych (wewnętrzne odwołania, pozasądowe rozstrzyganie sporów) i opublikuje szczegóły na /legal/moderation.

2. Jednolity punkt kontaktowy. Usługodawca wyznacza adres legal@eduplaner.app oraz tel. +48 22 123 45 67 jako punkt kontaktowy dla organów państwowych, Użytkowników i podmiotów zgłaszających, zgodnie z art. 11 i 12 rozp. 2022/2065 (DSA). Kontakt możliwy w jęz. polskim / angielskim.

3. Kanał zgłoszeń. Zgłoszenie treści potencjalnie bezprawnej składa się:

a) poprzez formularz on‑line /report‑content, lub
b) pocztą elektroniczną na adres report@eduplaner.app.

4. Minimalne wymogi zgłoszenia (art. 16 ust. 2 DSA):

a) dokładny URL lub inny identyfikator treści;
b) uzasadnienie prawne (np. naruszenie praw autorskich, mowy nienawiści, danych osobowych);
c) imię i nazwisko / nazwa podmiotu zgłaszającego oraz dane kontaktowe;
d) oświadczenie o rzetelności (checkbox w formularzu lub w treści e‑maila).

5. Potwierdzenie przyjęcia. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia w ciągu 24 h (e‑mail).

6. Rozpatrzenie zgłoszenia. Decyzja (usunięcie, ograniczenie dostępu, odrzucenie) wraz z uzasadnieniem i pouczaniem o prawie do odwołania jest przekazywana zgłaszającemu oraz publikującemu treść Użytkownikowi najpóźniej w ciągu 96 h od potwierdzenia przyjęcia.

7. Odwołania. Użytkownik lub zgłaszający mogą wnieść odwołanie w terminie 6 miesięcy za pośrednictwem formularza /appeals. Usługodawca wydaje decyzję w ciągu 7 dni. Rozpatrzenie odwołania jest nieodpłatne.

8. Bezprawne treści priorytetowe. Treści związane z przemocą wobec dzieci, terroryzmem lub wzywaniem do nienawiści są usuwane niezwłocznie (zwykle < 2 h) po wiarygodnym zgłoszeniu.

9. Nadużycia. Zgłoszenia oczywiście bezzasadne lub dokonywane w złej wierze mogą skutkować ograniczeniem korzystania z procedury, zgodnie z art. 20 DSA.

10. Sprawozdawczość. Zbiorcze dane statystyczne (liczba zgłoszeń, rodzaje naruszeń, czas reakcji) publikowane są raz w roku w Raporcie Przejrzystości EduPlaner (art. 15 DSA).

Załącznik E – Polityka Prywatności

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę, w tym dane punktu kontaktowego ds. ochrony danych, cele i podstawy prawne przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą, oraz informacje o plikach cookie, znajdują się w dokumencie Polityka Prywatności, dostępnym pod adresem /legal/privacy.

• cele zgodne z umową o świadczenie usługi EduPlaner
  ** szkoła = administrator, SENQUITY Sp. z o.o. = procesor
  *** liczone od daty zakończenia umowy lub usunięcia konta

Załącznik B – Lista zatwierdzonych Podprzetwarzających

Aktualna, wiążąca lista Podprzetwarzających publikowana jest pod adresem /legal/subprocessors. Poniższa tabela ma charakter informacyjny (snapshot).

• aktywowany tylko, gdy szkoła włączy wysyłkę e‑mail.
  Sprzeciw: e-mail na iod@eduplaner.app w ciągu 30 dni od powiadomienia.

Data ostatniej aktualizacji Załącznika B: 20.07.2025

Załącznik C – Pakiety taryfowe

University / Enterprise — skontaktuj się z nami: 49+ oddziałów/grup (wycena indywidualna).

Uwagi:
- Ceny podane netto; do wszystkich kwot należy doliczyć VAT 23%
- Opłata roczna, płatna z góry
- Przekroczenie zakresu planu wymaga upgrade’u lub zawarcia planu University / Enterprise
- Plan Free ograniczony do maksymalnie 3 oddziałów.

Data ostatniej aktualizacji Załącznika C: 01.09.2025

Changelog

Zmiany z dnia 2025-09-11:
- Dodano w §3 jasną informację o wymogu szyfrowanego połączenia HTTPS (TLS ≥ 1.2).
- Bez zmian w zakresie kategorii danych, podstaw prawnych i retencji; doprecyzowano wyłącznie środki techniczne.